El objetivo de la Política LA/FT/FPADM es definir reglas de conducta que orienten la actuación de AMRAN CONSULTING S.A.S, sus asociados, empleados y demás vinculados o partes interesadas, con el fin de cumplir las disposiciones que se impartan en materia de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva – LA/FT/FPADM, así como contribuir con los fines del Estado, proteger la reputación de AMRAN CONSULTING S.A.S. y fomentar una cultura de prevención y control de estos riesgos.
Esta política obliga a todos los asociados, administradores, empleados y, en lo que les sea aplicable a los terceros con quienes se tenga una relación de negocios. Su incumplimiento se considera una falta grave con las consecuencias y sanciones establecidas que pueden dar lugar a la terminación de la relación comercial o contractual, según sea el caso.
Directrices generales:
● AMRAN CONSULTING S.A.S. tiene una política de cero tolerancias con las actividades ilícitas y promueve una cultura estricta de prevención y control de los riesgos de LA/FT/FPADM entre sus empleados y grupos de interés.
● Se consideran aceptables los riesgos residuales de LA/FT/FPADM calificados con un nivel de riesgo bajo. Si el nivel de los riesgos residuales es medio o alto, los controles deben disminuir la probabilidad y/o el impacto del riesgo.
● Están prohibidas las operaciones que no se ajusten a la Ley y a esta Política LA/FT/FPADM.
● En la empresa se antepone el cumplimiento de los principios éticos al logro de las metas comerciales.
● Es política de AMRAN CONSULTING S.A.S., colaborar con las autoridades y atender, a través del oficial de cumplimiento, los requerimientos relacionados con LA/FT/FPADM.
● Todas las operaciones, negocios y contratos deben contar con el respectivo soporte interno o externo que lo respalde.
● La información relacionada con LA/FT/FPADM es confidencial. Se garantiza la reserva de los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF.
Directrices específicas:
● La identificación de los riesgos LA/FT/ FPADM se hará bajo la dirección del oficial de cumplimiento y con la participación de los dueños de procesos expuestos a los riesgos LA/FT/FPADM.
● La identificación de riesgos debe realizarse cuando incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos productos.
● La medición de los riesgos de LA/FT/ FPADM se hará bajo la dirección del oficial de cumplimiento, con la participación de los dueños de procesos expuestos a los riesgos LA/FT/FPADM y de acuerdo con los criterios establecidos para valorar la probabilidad y el impacto.
● Los controles son definidos y ejecutados por los dueños de proceso tal como quede establecido en la matriz de riesgos, bajo la premisa a mayor riesgo, mayor control.
● El monitoreo a la gestión de riesgos es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento y se hará anualmente. Debe garantizar que los controles comprenden todos los riesgos y están funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
● El diseño del SAGRILAFT estará bajo la dirección del oficial de cumplimiento y se hará de acuerdo con el análisis del negocio (enfoque basado en riesgos y su materialidad).
● El oficial de cumplimiento es responsable de actualizar el SAGRILAFT, mínimo cada dos años.
● La Asamblea de Accionista, establecerá y aprobará la política LA/FT/FPADM, el manual SAGRILAFT y todos los documentos que se deriven del SAGRILAFT presentado conjuntamente por el oficial de cumplimiento y el representante legal.
● El SAGRILAFT será divulgado al menos una vez al año a los empleados y partes interesadas con el apoyo de las piezas de comunicación establecidas en la empresa.
● Se dictará una capacitación al año a todos los empleados y se realizarán refuerzos periódicos. El programa de inducción incluye esta capacitación.
● AMRAN CONSULTING S.A.S., es responsables del cumplimiento del SAGRILAFT, de manera especial, se definen y dan a conocer las funciones de la Asamblea de Accionistas, el representante legal y oficial de cumplimiento.
● Sólo se deben establecer vínculos contractuales con personas naturales o jurídicas que permitan su identificación y conocimiento. La Empresa se abstendrá de registrar clientes y proveedores anónimos y velará por que no figuren bajo nombres ficticios o inexactos.
● Está prohibido iniciar una relación de negocios si no se han cumplido en su totalidad los procedimientos de debida diligencia y no se tienen los soportes requeridos. Excepcionalmente, se puede completar la verificación después de establecida la relación comercial, dentro de los cinco días hábiles siguientes y solamente en los eventos de urgencia o fuerza mayor, para no interrumpir la conducción normal de la operación.
● Si no se puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, se deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa.
● La debida diligencia incluye la consulta de listas vinculantes para Colombia y otras que permitan validar la identidad de las contrapartes y verificar sus antecedentes.
● AMRAN CONSULTING S.A.S., no tendrá relaciones comerciales con terceros que aparezcan en las listas de la ONÚ, OFAC u otras listas que conlleven a algún tipo de sanción o un riesgo de extinción de dominio.
● La vinculación de la Contraparte debe ser aprobada por el funcionario o persona encargada de la relación de negocios, comercial, contractual o laboral. La vinculación y/o continuidad de contrapartes de perfil de riesgo alto, como es el caso de las personas expuestas políticamente, PEP, será aprobada en todos los casos por el representante legal de AMRAN CONSULTING S.A.S., siempre y cuando se tenga como soporte un análisis de los riesgos que representa y bajo un monitoreo permanente de sus transacciones.
● Los criterios para aprobar la vinculación de un PEP son: i-Formato de conocimiento para persona natural/jurídica diligenciado en su totalidad. ii-Formato debida diligencia intensificada, completamente diligenciado. iii-Identidad verificada. iv-Datos de contacto verificados. v-Antecedentes consultados del PEP y las personas adicionales. vi-Análisis de riesgos. vii- Monitoreo mensual a sus transacciones. viii- Debida diligencia intensificada completada.
● Por regla general, los recaudos y pagos se realizan a través del sistema financiero. La Empresa no recibirá dinero en efectivo en sus instalaciones.
● Los documentos y registros relacionados con LA/FT/FPADM se conservarán durante 10 años.
● El oficial de cumplimiento se encuentra registrado en el SIREL de la UIAF y da cumplimiento oportuno a los reportes exigidos.
● Los colaboradores, administradores y/o accionistas que no acaten lo dispuesto en el presente manual, serán sujetos a las sanciones o desvinculación.